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音声アシスタントを使った仕事術

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ITの進化と普及はビジネスシーンに大きな変革をもたらしました。メールやスマートフォンが無い時代に比べ、効率的に仕事ができるようになり業務効率や生産効率は飛躍的に高まりました。
しかし、ITの進化と普及によって便利になった反面、社会全体の生産性が追及され、ひとりの人間が背負う仕事量も増加している現状もあります。
そこで今回は、ITを活用した仕事術として「音声アシスタント」を活用した仕事効率化方法をご紹介します。

音声アシスタントは無料で雇えるコンシェルジュ

音声アシスタント機能の代表格と言えばiPhoneなどのiOSデバイスに搭載されている「Siri」です。
Siriを利用することで、音声による端末の操作や文字の入力、検索を行うことができることはiPhoneユーザーであればご存知かと思いますが、音声アシスタント機能にはもっと便利な活用方法があります。

例えば、あらかじめ音声登録しておいたタスクを後日通知したり、「出張先の天気を調べて」と語りかければ、Siriが調べてくれたりします。その他にも、最寄りの駅や海外の現在時間などを教えてくれます。
つまり音声アシスタントは、あなたの秘書として必要な情報をリアルタイムに提供してくれる機能なのです。

ちなみに私は職種が営業ということもあり、比較的車を運転している時間が長いのですが、その時間に音声アシスタントを活用してリマインダーの登録などの作業を行い、割とムダにしがちな移動時間を効率的に使っています。

では、具体的に仕事で役立つ音声アシスタント機能(Siri)の活用例を紹介していきます。

リマインダーを登録しよう

あらかじめタスクを登録し、指定した日時に知らせてくれる機能が「リマインダー」です。
「いつまでにこのタスクこなせ」と通知してくれるビジネスシーンで重宝する機能です。

営業マンが運転中に「今週末までにあのタスクをやらなければいけなかった・・・」と思い出したけど、手が離せないために手帳やリマインダーに記録できず、忘れてしまい期限に間に合わなかった・・・。といった場面はありませんか?

そこで役に立つのは、我らがコンシェルジュ「音声アシスタント機能」です。

音声アシスタントを使用すれば、一切画面を見ずに操作することができるため、運転中であってもリマインダーを登録することができます。
そもそも人間の短期記憶は忘れることが前提の記憶です。個人差はあれど、人間が覚えていられるタスクの量など限られています。鉄は熱いうちに打つように、記憶は早いうちに記録するのが得策です。

Siriを使ったリマインダー登録方法

音声アシスタントのアプリケーションによって細かい動作は違うと思いますが「いつまでに、なにをやるか」という命令で、リマインダーを登録することができます。

また、音声アシスタントを使わずにスマホを操作して登録する場合「アプリ立ち上げ→作業内容を追加→日付を追加」という操作が必要になりますが、音声アシスタントであれば「音声でアプリ立ち上げ→作業内容と日付を一言で追加」という操作のみで行えるため、手が離せない場面でなくても音声登録の方が早いです。

さらに、音声アシスタントにリマインダーに登録されたタスクの読み上げを依頼すれば、タスクを順に読み上げてくれます。車の運転中にタスクを確認したい際に大変便利です。

その他仕事で重宝する機能

リマインダー以外でも音声アシスタントが活躍します。その他の活用方法を簡単にご紹介します。

天気予報

例えば、来週の出張先の天気を調べるのも簡単です。わざわざブラウザーを立ち上げて、天気予報サイトにアクセスしなくても、音声アシスタントに「来週の○○の天気教えて」と伝えるだけで、週間予報を表示することができます。

経路案内

移動中の音声アシスタント活用方法で、特に便利なのが「経路案内」です。土地勘が無いところへの出張などに重宝します。
例えば、商談が終わった客先から一番近い場所にある駅を探したりする場合、音声アシスタントであれば、「近くの駅を探して」と伝えるだけで、地図だけではなく経路案内までしてくれます。

そのほかにも、「最寄りのセブンイレブン」を案内してもらいたい場合にも音声アシスタントが活躍します。
音声でナビゲーションも行ってくれるので、ほとんど画面を見ることなく目的地にたどり着くことができます。
これにより、歩きスマホといった危険リスクを避けることができます。

海外の現在時間を確認

グローバルな職種の方にお勧めなのが、海外の現在時間の検索です。
例えば、今のニューヨークの取引先に電話をかけても大丈夫な時間なのかを一発で調べることが可能です。

アラームのセット

今日も疲れたと布団にもぐり、深い眠りに落ちる刹那、明日起きないといけない時間がいつもと違うことに気づいたが、既にアラームを再設定する気力もない・・・。そんな時にも音声アシスタントは大活躍です。

iPhone(iOS8以上)であれば、枕もとのiPhoneに「Hey Siri」と呼びかけるだけで「ご用件は何でしょう?」と答えてくれます。
あとは、「明日の7時にアラームをセットしてください…」とお願いすれば、しっかりと起こしてくれます。いわば一種のモーニングコールサービスです。

さいごに

意外と使っている人が少ない音声アシスタント機能ですが、いざ使ってみると、「何で今まで使わなかったのだろう?」と思うぐらい非常に便利です。

また、音声読み上げ機能を取り入れることによって車での移動時間を有効に活用できるようになり、効率良く仕事を進めることができました。
今後も音声アシスタント機能が発展していくことを願っています。

 

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