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仕事で役立つ Googleドライブの使い方入門

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パソコンを使って仕事をしていると「仕事で使用しているファイルを自宅や外出先で確認したい」ということや、「プロジェクトのメンバーでファイルを共有したい」ということがあるのではないでしょうか。今回は、そんなときに便利なオンラインストレージ「Google ドライブ」を紹介します。

googleドライブとは?

Google ドライブとは、Googleが提供しているオンラインストレージで、インターネット上のファイル保管用ディスクスペースを貸し出し、デバイス間や他の人とファイルを共有することができるサービスです。
Google ドライブは、Googleのアカウントを持っていれば誰でも無料で使用することができ、15GBまで保存することが可能です。(ただし、容量はGoogleドライブだけでなく、同一アカウントで使用しているGmailやGoogleフォトのデータ量も含みます)
それでは、具体的に使い方を説明していきます。

ファイルをドライブに保存する方法

作成したGoogleドライブに保存する方法は2種類あります。

<方法1> ドロップ&ドラッグでファイルを保存する

保存したいファイルをマイドライブにドロップ&ドラッグすることで保存することができます。

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<方法2>「新規」から保存する

「新規」→ファイルアップロードから保存することもできます。

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フォルダを作成し、整理する

保存したファイルを整理して保存するためにフォルダを作成することができます。

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ビューアーとして使うこともできます!
PCに専用のソフトがなくて、ファイルが開くことできずに困った経験はありませんか?Googleドライブにアップロードすれば、マイクロソフトのofficeデータはもちろん、Adobeのpsdデータやaiデータも中身を表示し、内容を確認することができます。

Microsoft Officeの代わりとして使える機能 「Googleドキュメント」

仕事でMicrosoftのWordやExcel、PowerPointを使用している方は多いと思います。Googleドライブでは、それらと同じことができるGoogleドキュメントというアプリケーションを使用し、ウェブブラウザ上で操作することができます。また、GoogleドキュメントはGoogleドライブの容量にカウントされないため、無制限作成できるというメリットがあります。
Googleドキュメントは「新規」から作成することができます。特徴として、保存の概念がないということがあります。1文字でも変更すれば自動保存される仕組みになっているため、安心して作業をすることができます。

googledocs

ドキュメント Microsoft Wordと同様な文書作成ができる機能。Microsoft Wordのファイルを編集することも可能。
https://www.google.com/intl/ja_jp/docs/about/
スプレッドシート Microsoft Excelと同様な表計算ができる機能。Microsoft Excelのファイルを編集することも可能。
https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/
スライド Microsoft PowerPointと同様なプレゼン資料作成機能。Microsoft PowerPointのファイルを編集することも可能。
https://www.google.com/intl/ja_jp/slides/about/

ファイルやデータを共有する

Googleドライブの大きなメリットである「共有機能」について解説します。「共有」を行なうことで、メールで資料添付をする手間や複数人が同じファイルを編集した後にファイルを回収して統合するといった手間を省くことができます。

共有方法

  1. マイドライブにある共有したいファイルを右クリックし、「共有」を選択します。

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  1. 共有したい相手のGmailアドレスと共有権限の選択をします。

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共有権限

編集者 ファイルの閲覧、コメント、共有相手の追加・権限の変更をすることが出来ます。(ファイルが Google ドキュメント形式の場合は編集ができます。)
コメント可 ファイルの閲覧、コメントが出来ます。(共有ファイルが Google ドキュメントの場合のみ)
閲覧者 ファイルの閲覧のみ出来ます。Google ドライブ上で閲覧のできないファイル形式の場合は、ダウンロードができます。

 

ページ上部のアイコンクリックやファイル内の「共有」ボタンでも共有が可能です。

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共有したい相手のGmailアドレスを知らない場合は、リンクURLを取得し共有できる方法があります。

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さいごに

仕事で便利なGoogleドライブの機能使い方について解説しました。ただ、Googleドライブをはじめとするオンラインストレージは、ハッキングなどによりデータが流出してしまう可能性がゼロではありません。仕事で利用する場合は、リスクを考慮しバランスよく使用することが大切です。

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アーティス

アーティス

創造性を最大限に発揮するとともに、インターネットに代表されるITを活用し、みんなの生活が便利で、豊かで、楽しいものになるようなサービスやコンテンツを考え、創り出し提供しています。

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