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作業効率アップを目指す!知っておくと便利なGoogleスプレッドシート機能編

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前回は、スプレッドシートのメリットや使用方法についてご説明いたしました。
今回は、スプレッドシートをより使いこなすべく、知っておくと便利な機能をご紹介します。

行または列を固定する方法

行または列を固定すると、スクロールしても常に同じ所に特定のデータを表示させることができます。

固定したい行または列を選択する

最初に固定したい箇所を決め、その行または列の中のセルを一つ選択します。

今回は、7行目までを固定したいため、以下のように選択します。

「表示」メニューより選択する

メニューの中から「表示」→「固定」→「現在の行まで」または「現在の列まで」を選択します。
以下は「7行目までを固定」するので、「現在の行まで」を選択します。


こちらで完了です。
以下のように固定された箇所にはグレーのラインが入ります。

プルダウンの設定

範囲を選択する

プルダウン設定したい範囲を選択します。

「データの入力規則」を選択する

メニューより、「データ」→「データの入力規則」を選択します。

条件を設定する

条件にて「リストを範囲で指定」または「リストを直接指定」を選択します。

リストを範囲で指定」は、シート内にプルダウンの選択肢がある場合に使用します。
リストを直接指定」は、シート内にプルダウンの選択肢がない場合に使用します。

1.「リストを範囲で指定」を選択する場合

「条件」より、「リストを範囲で指定」を選択し、その横にある「データ範囲の選択」の表示にて、シートの「プルダウン選択肢」のデータ範囲を選択し、「OK」をクリックします。


その後、また「データの入力規則」の表示に戻りますので、「保存」をクリックします。


こちらで完了です。
以下のようにプルダウンで選択が可能となります。

2.「リストを直接指定」を選択する場合

「条件」より「リストを直接指定」をクリックし、選択肢を直接以下のように入力します。選択肢は「,(カンマ)」で区切ります。

「保存」をクリックすればプルダウンの設定が完了です。

修正前のデータを見たい

スプレッドシートは自動保存であると同時に、変更内容を都度記録しています。

変更履歴を確認する

メニューバーの横の「変更内容をすべてドライブに保存しました」または「最終編集:(時間)」をクリックします。(この表記はその時の条件によって変動します。)


左側にプレビュー画面、右側に変更履歴(変更日時)が確認できます。

以下の図ではプレビュー画面にて、色付けされた箇所が「直前に編集した部分」であると確認することができます。
また、変更履歴の「▶」をクリックすると、より詳細の変更内容を確認することができます。これにより、編集前のデータを見ることができ、必要であれば復元することも可能です。

指定した日付を色付けする方法

今回は以下の2つの条件で色付けする方法をお伝えいたします。

  1. 今日の日付を含む行すべてを色付けする方法
  2. 過去の日付を含む行すべてを色付けする方法

1.今日の日付を含む行すべてを色付けする方法

色付けしたい範囲を選択します。


メニューより「表示形式」→「条件付き書式」を選択します。


「書式ルール」の「セルの書式設定の条件」から「カスタム数式」を選択します。


次に数式を入力します。以下の図では次のように入力しています。

 =$A8=TODAY() 

この「A8」は日付を入力するセルの中の一番上のセルを入力する必要があります。今回は、「3月1日」が日付を入力するセル「3月1日」~「3月30日」の中で一番上にあるので、「A8」が入力されています。

あとは「書式設定のスタイル」でお好みのカラーを設定して「完了」をクリックすれば、当日の日付に色付けされるようになります。

2.過去の日付を含む行すべてを色付けする方法

「今日の日付を含む行すべてを色付けする方法」同様、色付けしたい範囲を選択し、メニューより「表示形式」→「条件付き書式」を選択、「書式ルール」にて「カスタム数式」を選択します。

次に数式を入力します。今回は「過去の日付を含むすべて」なので、以下のような数式を入力します。

 =$A8<TODAY() 

こちらも、「書式設定のスタイル」でお好みのカラーを設定して「完了」をクリックすれば、過去の日付が色付けされるようになります。

結果

まとめ

今回はスプレッドシートの機能について、ほんの一部ですがご紹介いたしました。
いずれも実践しやすい内容かと思いますので、是非ご自身の業務や日頃のデータ管理などに活かしてみてはいかがでしょうか。


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