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ビジネスの基本「5W1H」を意識し、相手に伝わりやすいコミュニケーションを実践しよう

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仕事をするうえで伝えたいことが相手に正確に伝わらないという経験はありませんか?会話だけでなく議事録やメールなど文章を書く際にも伝えたいことが十分に伝わらなくて正しく理解してもらえないケースもあるかと思います。

今回はそのような事態を招かないために、意識すべきビジネスフレームワークの基本でもある「5W1H」について解説します。

5W1Hとは?

5W1HとはWho(だれが)When(いつ)、Where(どこで)、What(なにを)、Why(なぜ)、How(どのように)を指し示す言葉です。

5W1Hを意識し文章を構成することで、伝えたい情報の主旨が明確になり、かつ過不足なく伝えることができます。
では、次項で5W1Hの構成を確認してきます。

5W1H

5W1Hの組み立て方

5W1Hは、基本的に下記の順番で整理していきます。

① When … いつ(時間)/ Where … どこで(場所)

最初にWhen(いつ)Where(どこで)を伝えることで、時間と場所が明確になり、その先の内容が頭に入りやすくなります。

② Who … 誰が(主体)/ What … 何を(物・行動)

次にWho(誰が)とWhat(何を)を伝えることにより、結果が明確になります。次に説明する過程の前に結論を持ってくることで、伝えたいことが明確になります。

③ Why … なぜ(理由)How … どのように(手段)

最後にWhy(なぜ)、How(どのように)がきます。どのようにその結果に至ったのか過程を説明していきます。

文章の組み立て方が苦手な方は、まずはこのルールに従い、箇条書きで構わないので書きだすことから始めると良いかもしれません。すると、自分が何を伝えたいのか見えてくると思います。

組み立て方の例

8月10日午後3時株式会社▲▲▲本社の会議室にて、株式会社アーティスの営業ホームページ更新方法の説明を行います。操作方法が理解しやすいように実際のシステムを用いて実演します。」

①  When「いつ」… 8月10日午後3時 / Where「どこで」…株式会社▲▲▲本社の会議室
②  Who「誰が」…株式会社アーティスの営業 / What「何を」…ホームページ更新方法の説明
③  Why「何故」…操作方法が理解しやすいように / How「どのように」…実際のシステムを用いて実演する

ここでは、オーソドックスな5W1Hの組み立て方を説明しましたが、伝える情報の重要事項から組み立てていくほうが伝わりやすいということもあります。主体が重要であれば、Whoを最初に明確にする、目的が重要なのであれば、Whyを最初に持ってくるなどすると、より相手に伝わりやすい文章になっていきます。

5W1Hを意識することで得られる効果

5W1Hの構成に当てはめ、箇条書きにすることで、情報の過不足に気づきやすくなります。加えて、自分自身も伝えたい情報の主旨を見失いにくくなります。
そのため、相手に正しく伝わらず何度もやりとりするなど、時間や手間を取られない上手なコミュニケーションが可能になり、お互いにストレスをためることなく、より良い人間関係にも繋がっていきます。

また、会議の議事録などでは、5W1Hに沿うことで、検討事項の期限や担当者が明示され「いつまでに、誰が、何をするのか」が明瞭になり、当事者以外の方が見ても内容を理解できる理想的な議事録が作成できます。

さいごに

5W1Hはビジネスだけでなく、日常生活でも当てはめることができます。

例えば、街に買い物に行くときでも、When(〇日)Who(友達と)Where(街中の服屋に)What(アロハシャツを)Why(来週の沖縄旅行に備えて)How(買いに行く)。

文章作成が苦手な方は身近なところから5W1Hを意識してはいかがでしょうか。
5W1Hを意識することが習慣になると、仕事においても相手に伝わりやすいコミュニケーションが自然とできるようになるはずです。

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アーティス

アーティス

創造性を最大限に発揮するとともに、インターネットに代表されるITを活用し、みんなの生活が便利で、豊かで、楽しいものになるようなサービスやコンテンツを考え、創り出し提供しています。
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