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その仕様は本当に必要?Web制作会社が伝える提案依頼書の書き方

前回の記事「Web制作の見積もりや企画提案依頼時に制作会社に伝えるべきこと」では、見積もり依頼時に制作会社に伝えるべき事柄について説明しました。
今回は業者に見積もりを依頼する際に役に立つ、“提案依頼書”の書き方を説明していきます。
書き方を説明する前に、まず「そもそも提案依頼書とはなにか」、「提案依頼書を書くメリット」をご説明します。

提案依頼書とは?

提案依頼書(RFP:Request For Proposal)とは、Webサイト構築やシステム開発などを外部委託する際に、発注側が提案してほしい内容や要求仕様などをまとめた文章です。コンペなどで提案する会社は、発注側(クライアント)から提出された提案依頼書を元に、提案内容をまとめていきます。

挙げられる例として、

「新規構築(またはリニューアル)をしたい理由」
「達成したい成果」
「案件についての基本情報」
「構築したいサイトの仕様やボリューム」

などのサイト要件をまとめ、発注者が何を求めているのか制作会社に理解させるものです。

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提案依頼書を書くメリット

メリット1:複数の制作会社に伝える仕様を統一できる ・ 仕様の伝え漏れがない

提案依頼書を書く上で最大のメリットは、発注者と制作会社との間で依頼する案件に対する認識を統一することができることですが、コンペ(企画競争)などで複数の制作会社に提案を依頼する場合、依頼にあたっての基本事項や発注側が求める仕様を統一することができるため、提案内容や見積金額がかけ離れてしまうという事態を回避することができます。

「わざわざ書類を作らなくとも、口頭で説明すればいいのでは?」と思われる方もいらっしゃるかと思いますが、サイト要件をすべて口頭で説明するのは至難の業です。伝えるべき内容が一つでも抜けてしまえば、提案内容の方向性が変わってきます。さらに、発注側が求める仕様や規模が明確でないと、制作会社としてはどこまで作りこめばいいのかわからないため、余裕をもった見積もりを提示せざるを得ない場合もあります。

メリット2:ドキュメント化することで、制作会社内でも共有しやすい

また、制作会社の窓口として説明を受ける人間が、必ずしも制作・企画担当ではないため、制作会社内での仕様共有にも支障をきたす場合もあります。
提案依頼書をドキュメントとして配布することによって、後々に言った言わないの水掛け論を防ぐことができます。

メリット3:発注側の関係者もプロジェクトに対する共通認識が持てる

別のメリットとして、サイト要件を文章化することで発注者側でも目的意識を統一することができます。
特に提案依頼書を提出するにあたって、必ず上司の確認をもらうことになるため、稟議決裁などがスムーズに行くことも考えられます。
以上のことから、コンペなどで複数の制作会社に提案を求める場合、提案依頼書を作成することが求められます。

提案依頼書の書き方「提案依頼書を書くうえで、絶対に抑えたい項目」

提案依頼書(RFP)と字面だけ見ると、なんだか難しそうだと身構えてしまう方もいらっしゃるかもしれませんが、要点さえ押さえれば、そんなに複雑なものではありません。
今まで様々な提案依頼書をいただいて思うことですが、良い提案依頼書はシンプルなものが多いです。
発注者側として必ず達成してもらいたい項目と、制作会社として絶対知っておきたい情報が簡潔にまとめられています。
例えば良い提案書では、案件の要件である、「目的」・「予算」・「納期」が必ず明記されています。

目的

発注側の目的が明確であれば提案できる内容も具体的になります。Web制作の場合、「見込み顧客を獲得(売り上げを拡大)するために、Web上からのお問い合わせを増やす」「自社が求める人材を獲得する」「店舗をより多くのユーザーに認知してもらい、実店舗への来店を増やす」などが挙げられます。

予算

目的を達成するために提案できる手法は複数あります。どれも提案・実施できるに越したことはないですが、その分費用がかさんでしまう場合があり、見積もりが高すぎて話にならない場合があります。あらかじめ予算が明記されていれば、現実的な提案ができます。制作費用だけではなく、次年度以降の保守費用の予算なども記載していただけると助かります。

納期

Web制作の場合、提案時にプロジェクトスケジュールを作成します。発注側にとってもどのような工程でどのようなスケジュール感でプロジェクトが進行されていくのかは、業者選定における大切な材料となります。
発注側が求める納期(Webサイトの場合は公開日)が明確でないと、スケジュールを算出することができないため、明確にしておきましょう。

技術的な仕様などを発注者が完璧に記載することは難しいですが、ここまで紹介した3点は発注者側であれば確実にわかる内容です。
これらの内容がどれか一つでも欠けていると、現実的な提案が難しくなってしまいます。この3点は必ず漏れがないようにしましょう。

制作範囲

Webサイトの場合、何ページ・何サイト作るかによって費用と行程が大きく変わります。また、素材(文章や画像)提供の有無によっても費用と行程が変わってきます。
複数の業者に依頼する場合、実際のページ数を具体的に調べることが難しい場合であっても、概算のページ数を記載することは必要です。多くの制作会社は、ページ数によって制作金額が決まることが多いため、ページ数が不明瞭だと、見積金額がバラバラになってしまします。そのため、提案依頼書で統一した基準を定める必要があります。

機能要件

いわゆる仕様と呼ばれるものです。この部分が、提案依頼書の大半を占めていることも多いです。
よくある悪い例として、あれもこれもと機能要件を追加してしまい収拾がつかなくなっている提案依頼書をいただくことがあります。「あったらいいな」レベルの機能については、機能要件に盛り込まないまたは、必須機能と推奨(任意)機能を明確にする必要があります。
当たり前ですが、機能が増えれば工数も増えます。工数が増えれば、費用と納期がさらに必要となります。
そのため、機能要件を追加する際には、「この仕様は本当に必要なのか」と吟味することが大切です。

機能要件の簡単な書き方ですが、ニューアルの目的を明文化し、目的を実現するために必要な機能を逆算する形でリストアップしていくと書きやすいです。
リストアップする際に、エクセルで集計できるような機能要件シートを作成するのも一つの手です。
先に述べたように、機能要件シート内で「対応が必須の項目」と「対応は任意の項目」を分けることで、制作会社も提案しやすくなります。しかし、提案依頼書の段階では具体的な仕様を定める必要はありません。実現したいことが明記されているレベルで問題ありません。

提案方法

最低限、プレゼンの有無と日程、提案書のフォーマット(サイズ・ページ数)は記載しておくと良いです。

さいごに

提案依頼書は、発注者と制作会社の認識を統一し、現実的かつ質の高い提案をもらうための資料です。
あくまで提案をもらうためだけの資料のため、詳細な仕様ではなく発注者が作成するWebサイトやシステム、さらには制作会社に求めることが明記されていることが大切です。

実際に発注先が決まると、発注者と制作会社間で具体的な仕様の協議がはじまり、「要件定義書」というものを定めていきます。要件定義書は提案依頼書をより具体的にした、いわゆる仕様書(設計書)です。
要件定義書の段階で、具体的な仕様を定めることになるので、提案依頼書の段階で事細かな仕様を考える必要はありません。
提案依頼書の作成にあたっては、難しく考えずに発注側が求める事項を書き出すところから始めてみましょう。

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