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ホームページ公開後はどうすればよい? ホームページの運用について考えておくこと

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ホームページの新規開設やリニューアルを検討されているお客様とのヒアリングの中で、ホームページ公開後の運用業務についてはあまり検討されていないことが思いのほか多くあります。

ホームページは公開してからが本当のスタートであり、どのように運用していくかが、非常に重要です。
また、多くの場合、ホームページ運用業務はホームページを制作した会社に依頼をするケースが多いと思いますが、運用業務の内容や対応範囲などについて取り決めをしておかないと、後々トラブルになるケースも珍しくありません。

今回は、ホームページ公開後の運用について、あらかじめどのようなことを検討しておくべきかお伝えします。

ホームページ運用業務の種類

ホームページ公開後に行う運用業務は以下の5つに分類されます。


  1. ホームページの更新業務
  2. サーバ、ドメイン、システム保守業務
  3. ホームページの解析・検証・改善提案業務(アクセスデータなど)
  4. プロモーション業務(広告など)
  5. トラブル発生時の対応業務

それぞれの業務ごとに「誰が」「いつ」「何をやるのか」を決めておく必要があります。

1.ホームページの更新業務

ホームページを訪れたユーザーに対して、常に最新の情報を提供できるよう更新業務体制を確立しておかなくてはなりません。
制作会社に更新業務を依頼する場合は、年間を通してどんな作業がどの程度の頻度で発生するのかを洗い出し、作業の依頼から確認、公開に至るまでのワークフローについて制作会社と話し合っておきましょう。

最近では、CMSを導入しているホームページも増えており、簡単なページの追加や編集、削除についてはお客様側で行うケースも多く見受けられます。
ただ、メイン画像やバナー作成などデザインに係わる箇所については、制作会社に依頼しなければならないケースもありますので、その場合の費用感やワークフローについて制作会社に確認しておきましょう。

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2. サーバ、ドメイン、システム保守業務

サーバやドメインについては、クライアント側で用意する場合や制作会社がサーバを用意する、または制作会社の提携先のサーバ会社が用意するなど様々なケースが考えられます。
制作会社側でサーバ、ドメインを用意する場合は、サーバのスペックやセキュリティ体制はもちろん、制作会社を変更する場合にサーバを継続利用できるかなどについてもあらかじめ確認しておきましょう。

また、CMSなどのシステムを導入する際に、システム保守費用が発生する場合があります。保守費用の有無や、具体的にどのような保守内容が含まれているのか確認をしておきましょう。

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3. ホームページの解析・検証・改善提案業務(アクセスデータなど)

無料かつ高機能なアクセス解析ツール「Google Analytics」により、簡単にアクセスログデータをを取得・閲覧することができるようになりました。
ただお客様側で詳細な解析、検証、改善案の策定を行っている企業や組織は少なく、制作会社やコンサル会社に依頼するケースがほとんどです。

一連の解析作業を外部に依頼する場合は、解析の範囲やレポートの内容、報告の回数などについて事前に取り決めをしておく必要がありますが、忘れがちなのが改善の実作業費用です。
解析費用は定額のケースが多いですが、解析結果から導いた改善作業費用は作業内容によって変わってきます。
年間を通してある程度の改善作業費用を見込んでおきましょう。

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4. プロモーション業務(広告など)

近年、雑誌や新聞などのマス広告から「Googleアドワーズ」「Yahoo!プロモーション広告」といったリスティング広告(Web広告)にシフトする企業が増えています。
リスティング広告の代理店となっている制作会社も多く、ホームページの運用と併せて一元管理してもらうというケースも少なくありません。

リスティング広告などを利用する場合は、広告の種類や広告出稿期間、月間出稿予算、代行管理費用などについて相談しておきましょう。

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5. トラブル発生時の対応業務

先日お伺いした企業様から「トラブル発生時の対応について制作会社との間で取り決めをしていなかったため、ホームページ上でトラブルが発生した際、作業の擦り付け合いになってしまい、復旧作業が遅れ被害が広がってしまった。」という話をお聞きしました。

トラブルが発生した際の対応範囲はもちろん、連絡方法や原因調査から復旧までのフロー、役割分担、作業費用などについて事前に確認、取り決めをしておきましょう。

契約書の締結について

上記で説明しました内容について、口頭やメールベースでの確認だけでは後々「言った、言わない」の水掛け論に発展してしまう可能性があります。双方が納得する契約書を作成し、事前に締結しておきましょう。

契約書のポイントとしては主に以下のようなものがあります。

運用業務内容を明確にする

冒頭で説明した運用業務内容のうち、該当する業務の範囲を記載し、クライアント側は何の作業を制作会社に依頼し、制作会社側は何の作業を依頼されているのか明確にしておきましょう。

免責事項を定める

ホームページのトラブルには様々な原因や要因があり、その中には制作会社側の責任とはならない場合も多く存在します。契約書における 「免責条項」 で明らかにしておきましょう。

契約条件の変更について取り決めをする

運用業務契約書は自動更新条項によって更新することが多いのですが、ホームページを取り巻く環境は変化が著しいため、数年後に契約内容の見直しが必要になる場合があります。
そういった際、クライアント、制作会社の双方が契約更新の協議ができるような内容にしておきましょう。

さいごに

近年、ホームページ更新業務だけではなく、サーバ保守やアクセス解析、Web広告なども取り扱う制作会社が増加し、ホームページ運用業務の多様化が進んでいます。

成果の出るホームページを維持していくことはもちろん、トラブルを回避するためにもリニューアルの検討段階から公開後の運用業務にも目を向けていくことが大切です。

 

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